Aunque resulte difícil de entender y evidentemente difícil de aplicar, las inversiones en tecnología para la gestión empresarial no deberían de haberse visto afectadas por la situación de crisis. La tecnología es clave para la consecución de resultados.

No nos olvidemos que, y más si además estamos inmersos en procesos de reestructuración, es en estos momentos cuando la necesidad de alinear y motivar a los empleados que se quedan, importa más que cualquier otra acción posible. En tiempos de crisis deberíamos invertir en algo más que en reestructuraciones de plantilla

Seamos francos. El rendimiento de cada empleado, su motivación, su alineamiento con la misión empresarial, son fundamentales para la consecución de los objetivos de una organización. Creo que todos estaremos de acuerdo con esta afirmación y probablemente casi todos, sin embargo, pensamos que conseguir este alineamiento, esta motivación, es una de las tareas más difícil y a veces hasta imposible de la gestión empresarial

Son muchas las compañías que cuentan con un amplio número de herramientas y parámetros para analizar y realizar el seguimiento global de sus resultados empresariales. Sin embargo, muy pocas cuentan con sistemas que les permitan saber con detalle de qué modo los empleados consiguen sus resultados. Muy pocos directivos pueden afirmar realmente “Cuento con herramientas que me dicen en qué trabaja cada uno de mis empleados y con qué eficacia lo hace”. Esta falta de análisis del rendimiento de los recursos humanos resulta sorprendente cuando, al margen de que existen ya herramientas capaces de medir y facilitar esta información, hoy los empleados son la clave fundamental para la consecución de los resultados organizacionales y probablemente la mayor partida de costes.

No nos olvidemos que a igualdad de factores y de tecnologías lo que diferencia a unas organizaciones de otras es su factor humano. Tan importante como la estrategia es su ejecución.

McKinsey ha publicado sus estudios sobre el rendimiento del factor humano en el libro “La guerra por el talento”. En él se concluye que el rendimiento entre los empleados que registran resultados superiores a la media y los mediocres puede representar una diferencia de entre 1,5 y 3 puntos. Otros, como Peter Cappelli consideran que en algunos casos la diferencia de aportación se sitúa en 5 puntos. Si queremos mejorar la aportación de nuestros empleados existen pocas acciones más eficaces que controlar con firmeza esta variación.

Muchas organizaciones cuentan ya con sistemas que les permiten analizar, aunque sea una vez al año, los niveles de rendimiento de sus empleados. Sin embargo muchas veces la obtención de esta información exige un volumen ingente de recursos para hacerla manejable y gestionable por los directivos, al margen de que nos aseguremos que constituya un reflejo de la realidad.

Las herramientas desarrolladas por SuccessFactors están pensadas, diseñadas y desarrolladas para dar respuestas a estas necesidades. ¿Cúantos directivos de línea utilizan hoy en su gestión diaria la información sobre sus recursos humanos que están disponibles en el ERP corporativo?. ¿Cúanto podría incrementarse la productividad si este tipo de informaciones estuvieran a disposición de los directivos para ayudarles en su día a día?.

Los análisis realizados con clientes que ya usan estas herramientas confirman que es posible reducir sustancialmente el porcentaje de empleados mediocres y incrementar el número de aquellos que registran resultados superiores a la media. Conseguir incrementos de productividad del 3% con el mismo nivel de recursos y sin excesivos costes de implantación y desarrollo de herramientas informáticas es hoy perfectamente posible. Las plataformas SaaS ayudan a mejorar la productividad.

Un ejemplo: Si se asigna a los empleados que registran resultados superiores a la media un factor de productividad de 2, a los que se sitúan en la media de 1 y a los mediocres de 0,5, una empresa de 10.000 empleados obtendría un factor de mejora de la productividad del 5,4%. El aumento de la productividad, considerado desde el punto de vista del coste directo de la mano de obra (si se supone un salario anual medio de 33.000 euros), equivale a 18M de Euros. En lo que a los ingresos se refiere (suponiendo unos ingresos totales de 1.400M de Euros), el aumento de la productividad equivale a 80,2M.

La experiencia en la implantación de las herramientas SaaS desarrolladas por SuccessFactors muestran que, cuanto más estratégicamente una organización utiliza el software de gestión del rendimiento, mayores posibilidades tiene de obtener incrementos de productividad. Y utilizarlo estratégicamente significa que la organización hace el esfuerzo por trasladar la gestión del día a la línea jerárquica dejando al área de RRHH estrictamente con una función de soporte. Con lo que se consigue al mismo tiempo cumplir, realmente, con el objetivo de que sea el propio directivo el gestor de sus recursos humanos.

Si una organización es capaz de asignar el talento adecuado a los puestos apropiados, y si proporciona a sus altos cargos y ejecutivos una visibilidad en tiempo real para controlar, medir e influir en el rendimiento de sus empleados, sacará un rendimiento mejor. Muchas grandes y medianas organizaciones en el mundo, han descubierto que con una inversión poco relevante han conseguido contar con una ventaja temporal de la que sacar provecho antes de que esta diferencia competitiva se adopte de forma general. Han conseguido obtener resultados en su balance, beneficiando no sólo a sus accionistas, sino también a sus clientes y a sus empleados.

Todos los estudios más recientes y el sentido común (que recordemos es el menos común de todos los sentidos) muestran que para la consecución de los objetivos empresariales es absolutamente necesario e imprescindible conseguir un alineamiento entre tales objetivos y la actividad en el día a día de los empleados que integran una organización. Conseguir este alineamiento es uno de los factores claves en el éxito empresarial.

La gran mayoría de los directivos saben, aunque luego no lo practiquen, que el capital humano representa el factor primordial del rendimiento organizativo. La mejor idea, las mejoras estrategias, los recursos más sofisticados, etc pierden su valor si no contamos con un equipo que las gestione. Lo que ocurre es que, en muchas ocasiones, no se presta la atención suficiente al factor humano y muchos veces no se sabe cómo gestionarlo adecuadamente más allá de los factores transaccionales. Hoy, dependiendo de las condiciones de un sector o mercado, los costes asociados a este factor pueden representar el 60% o más de los costes operativos. Si los empleados son los responsables de la ejecución de la estrategia, y por tanto capaces de aportar la gran mayoría de su valor, (algunos especialistas hablan inclusive de un 85%), en la gestión de los Recursos Humanos reside el mayor potencial para la mejora en su ejecución, alcanzar y consolidar los incrementos de productividad, y, en última instancia, el rendimiento financiero o el cumplimiento de los fines que sustentan la existencia de la organización. Si los empleados no rinden, si estos no trabajan para conseguir los objetivos, la mejor estrategia se queda en una mera idea.

Aunque es sabido que incluso la mejor de las estrategias es inaplicable al 100%. Pese a hacer gala de una gran capacidad ejecutiva, es imposible que las organizaciones saquen todo el provecho posible de su potencial humano, ya que éste no tiene límites. Sin embargo cuanto más consigamos ajustar/alinear el rendimiento de nuestros empleados a nuestra estrategia, cuanto más consigamos que trabajen en la consecución de nuestros objetivos, mejores resultados obtendremos. Por este motivo, hoy en día, la gestión de los objetivos, su seguimiento, la gestión y retención del talento se han convertido en elementos claves para conseguir la supervivencia de una empresa/organización. No en balde, ocupa la atención de directivos que lanzan constantemente mensajes relacionados con los conceptos de productividad, eficiencia y motivación. Pero una cosa son los mensajes y otra la realidad del día a día. Recordemos lo que cada vez es más evidente: una vez neutralizados el resto de elementos competitivos diferenciadores, las personas siguen siendo el factor último que puede determinar una ventaja competitiva continua.

Hace ahora aproximadamente un año Mckinsey entrevistó, distribuyó encuestas y analizó datos de más de 500 clientes de nuestro partner (evidentemente me refiero a GRUPO ESPECIALISTAS) SuccessFactors en EEUU. Los resultados de esta investigación demostraron cómo el uso de una buena herramienta de gestión puede incidir directamente en la consecución de los resultados. Hacer lo adecuado importa más que nunca. Comunicar la estrategia, establecer objetivos individuales alineados con la misma, medir y controlar la tarea que desarrollan nuestros empleados, retribuirles adecuadamente conforme a su aportación son posibles gracias al uso de las herramientas que ya están disponibles en el mercado.

En una economía tan dinámica como la actual, la capacidad de cambiar de rumbo rápidamente resulta más crucial que nunca. En un ambiente empresarial que evoluciona de forma vertiginosa, donde los recursos se limitan cada vez más —tanto en lo que se refiere al presupuesto, como a las personas o al tiempo disponible—, no existe margen para el error. Todos debemos conseguir más con menos recursos. Cualquier modificación de la estrategia, cualquier cambio de rumbo, cualquier nueva definición de objetivos, debe de estar acompañada de un proceso de información que facilite la implicación de todo el personal en el nuevo rumbo o en la nueva orientación.

Los equipos directivos han de asegurarse de contar con los recursos necesarios y obtener de ellos la máxima productividad posible. Este principio también es aplicable al recurso “personas”. Las organizaciones han de disponer del capital humano adecuado, con las competencias necesarias y en los puestos apropiados para enfrentarse con éxito ante los retos organizacionales. También deben de contar con herramientas que les permitan comunicar tales nuevos objetivos, de definir las aportaciones individuales de cada uno de los recursos a su consecución, de valorar quién cumple sus funciones debidamente, de recompensarlas adecuadamente y, por último, de facilitar y/o garantizar la continuidad de los empleados de mayor valía o más alineados con tales objetivos.

Lo bueno de todo esto es que hoy existen ya herramientas disponibles y probadas que han mostrado su eficacia en las prácticas ejecutivas en situación de cambio. Si conseguimos alinear a nuestra plantilla en un objetivo común y les motivamos a ejecutar sus roles respectivos cara a conseguirlo, siempre que proporcionemos las herramientas adecuadas obtendremos resultados. Las organizaciones que utilizan las herramientas SaaS disponibles actualmente en el mercado evolucionan ahora con mayor agilidad que antes de utilizar este tipo de soportes. Hoy el uso de los ERPs no es suficiente. Lo que muestra la investigación realizada por Mckinsey es que tales organizaciones están superando a sus competidores en términos de productividad y obtención de resultados.

Sea cual sea el punto del que parta, siempre puede mejorar. Incluso las mejoras más insignificantes pueden propiciar resultados financieros tangibles, gracias a un aumento de la productividad y de la competitividad. ¿Qué puede representar para una empresa obtener una mejora del 3% en la productividad?. ¿Cómo puede verse afectada la “cuota de mercado de una organización” si, en lugar de ella misma, es su competencia quién la obtiene?.

El éxito reside en mostrarse diferente y en superar a la competencia. Sin embargo, cada día es más difícil diferenciarse del resto. Tras décadas de mejoras en la eficacia para todos los sectores, se han conseguido mejoras productivas que han acarreado la equiparación de los diferenciadores competitivos. Esto no refleja sino la evolución de la industria, cadena de suministro, fabricación, distribución, etc. A simple vista parece que no quedan áreas de mejora. La excepción es una vez más el capital humano.

El conjunto de capacidades, experiencias y esfuerzos desarrollados por los empleados resultan determinantes a la hora de hacer que una estrategia, que unos determinados objetivos pasen de una definición conceptual más o menos explícita a actividades, resultados y cifras concretas. El capital humano, es hoy más clave que nunca, en la consecución del éxito. Cuando contratamos a alguien, lo hacemos para crear valor con respecto a unos clientes que podrán beneficiarse de nuestros productos o servicios. Esta es la sencilla lógica que rige cualquier actividad empresarial y organizativa. Por esto es por lo que la puesta en marcha, el uso de tales herramientas es hoy una necesidad imperativa. Cuando invertimos adecuadamente y facilitamos a nuestros recursos humanos herramientas de gestión adecuadas estamos favoreciendo la consecución de los objetivos definidos, garantizando nuestra supervivencia y aportando valor a la sociedad.

Hoy día 22 (domingo) estoy haciendo el primer esfuerzo para situarme en el ámbito profesional. Mañana 23 será mi primer día hábil. He intentado desconectar al máximo durante las últimas 3 semanas y lo he conseguido en los momentos en que he cerrado mi blacberry o simplemente no llevarla conmigo. He aprovechado también algún momento de estos días para actualizar y revisar algunas secciones de mi blog. Aunque la idea inicial era la de hacer cambios radicales, inclusive en imagen, finalmente hemos optado por mantener la estructura eliminando algunas secciones e incorporando imágenes y un buscador que facilite a mis lectores el acceso a los documentos y a los diferentes temas sobre los que he estado trabajando en estos ya tres años de desarrollo del proyecto.

Aunque ya tendré oportunidad de hablar/escribir con más detalle en mi diario sobre algunas de las experiencias vividas en estas últimas semanas quiero, no obstante, dejar en esta primera entrada constancia de dos cuestiones que resumo en el título de esta entrada (revolución tecnológica, exitos y confianza) que aunque puede parecer que no están relacionadas creo que tienen muchas más relaciones de lo que a primera vista puede parecer.

El primero tiene que ver con la lectura de uno de los libros que más me han ocupado en estos días. Se trata del libro de Enrique Dans “Todo va a cambiar” del que podeis encontrar la referencia en el apartado mi biblioteca. Es un libro que tenía desde hace algún tiempo, pendiente, pero al que no había prestado la atención que probablemente se merecía y que ahora he podido constatar y confirmar. Me parecen muy interesantes las aportaciones de Enrique y en particular considero genial el contenido y las ideas que incorpora en el capítulo 13 “la evolución de la tecnología: del ordenador a la nube”, a las que dedicaré en los próximos días una nota más extensa. Ahora simplemente quiero recordar un párrafo que aparece en la página 109 del que me permito entresacar un par de frases. “Toda revolución (se refiere a la revolución tecnológica), indefectiblemente conlleva bajas…… en ocasiones las bajas se escenifican como personas obligadas a un cambio de vida drástico, brutal, que tambalea todas sus referencias anteriores”. Y por último “jamás en la historia una tecnología se ha detenido debido a las protestas de quienes utilizaban o dominaban la tecnología anterior”.

Evidente este comentario tiene que ver con la implantación en las organizaciones de los nuevos desarrollos informáticos basados en soluciones remotas, nuve, SaaS, etc. ¿Qué os parece?.

La segunda tiene que ver con el binomio éxitos deportivos y confianza, binomio sobre el que si te mueves fundamentalmente entre Barcelona y Madrid, como es mi caso, tiene un reflejo totalmente diferente del que seguro tiene en otros ámbitos geográficos del conjunto del país, como, por otra parte, he podido constatar suficientemente en el viaje que he hecho por Castilla la Nueva en la “ocupación” a la que he destinado gran parte de las dos últimas semanas.

Somos un país que vivimos en un entorno dual en el que conviven la satisfacción por los éxitos deportivos (centrados en el futbol pero al que no son ajenos otros deportes) y la preocupación (falta de confianza en nosotros mismos) por una situación a la que somos incapaces de visualizar su salida, también, por la falta de un liderazgo claro que nos ayude a ello.

He asistido a un gran número de reuniones empresariales, en los últimos meses, en los que se la destacado la importancia de la confianza en la superación de la crísis. Pongo este comentario en relación a lo ocurrido con España en relación a las nuevas medidas de reestructuración (reducción del gasto y reforma laboral) que ha puesto en marcha nuestro gobierno, las expectativas de un otoño muy complicado que se iniciará con la huelga general del 29 de Septiembre, y la visión sobre nuestro futuro que genera nuestra situación tanto en nosotros mismos como en los famosos mercados con la reciente victoria de nuestra selección en el mundial de Sudáfrica, la victorias de Contador en el Tour, la posición de número 1 de Rafa Nadal, la probable victoria de Lorenzo en el Mundial de moto GP y las excelentes expectativas de nuestra selección de baloncesto (este sí que es mi deporte).

Somos un país que estamos por una parte adquiriendo una notoriedad global como consecuencia de la conjunción del esfuerzo desarrollado por muchos, empezando por los propios deportistas (generamos confianza). Paralelamente somos un país tutelado por unas instituciones globales que no tienen muy claro si vamos a ser capaces de adaptar nuestros mecanismos reales y mentales a la nueva situación, (generamos desconfianza).

Bueno como reflexiones de “aterrizaje” creo que son suficientes.

Recientes estudios y análisis realizados por grandes consultoras (entre ellas Mckinsey) constatan que el 37% del valor de una estrategia se pierde por problemas en la ejecución, y que casi el 80% de los empleados no se consideran ni suficientemente motivados ni adecuadamente alineados con los objetivos de la organización, estos mismos estudios destacan que el alineamiento adecuado es capaz de conseguir incrementos de productividad del 3%. Lo que verdaderamente es muy destacable en términos económicos.

Aunque el objetivo de alinear el comportamiento de los empleados con la organización sigue siendo uno de los recurrentes en la dirección de personas somos muchos los que pensamos que este es uno de los temas en los que resulta mucho más fácil decir que hacer. Cualquier directivo o manager tenderá a pensar que esta alineación resulta insuficiente a pesar de las buenas intenciones y los esfuerzos realizados a los que hay que mencionar el coste que implica este proceso tanto en términos operativos como salariales.

Soy de los que pienso que éste tema es uno de los que convierten a la función de RRHH en un recurso estratégico. Convencer a los responsables de la función de la importancia de este “ítem” es fundamental. Trabajar en éste ámbito e intentar conseguir resultados en él es lo que diferencia a los equipos de RRHH con perfil estratégico (y por tanto que aportan valor) de los que se mantienen con una función de carácter estrictamente transaccional y operativo.

Como actor interesado en la provisión al mercado de tecnología que intenta ayudar a las organizaciones a conseguir este proceso de alineamiento me resultaría muy fácil exponer ahora que la solución a este dilema estriba únicamente en el uso de la tecnología adecuada. Desafortunadamente la cuestión no es tan sencilla. La tecnología es sólo eso. Un facilitador más, con independencia del apoyo que puede aportar. Pero hay factores subyacentes que son aún más críticos y que deben ser abordados desde todos los niveles.

De todos estos elementos, lo más importante es que la formulación de la misión empresarial sea coherente, clara y relativamente estable. En esta formulación se deben incluir valores fundamentales, más allá de lo banal o genérico, como pueden ser la calidad, la satisfacción del cliente o el valor de los accionistas. Éstos no representan una misión ya que, de ser así, todas las empresas tendrían la misma misión.

Aunque el concepto de misión haya pasado por momentos mejores que el actual me parece relevante que todas las organizaciones hagan este esfuerzo por detallarla. ¿Cuántas organizaciones conocemos que dispongan una formulación significativa y estable de su misión?. Hablamos, claro, de una formulación que sea fácilmente comprensible, atractiva y, lo más importante, completamente coherente y alineada con las acciones desarrolladas día a día por sus directivos. Sin duda alguna, muchas menos de las que se podría pensar.

Aunque no son muchas las organizaciones que disponen de esta misión si que son mayoría las que disponen de unos objetivos que cumplir. Lo que resulta válido para la misión es también aplicable a los objetivos. Y lo más relevante de los objetivos no es tanto su formulación como que estos sean bien, correcta y adecuadamente formulados y comunicados al conjunto de la organización. Es importante garantizar que tanto los distintos niveles de dirección como el resto de los empleados, reciban los mismos mensajes, los entiendan y tengan la oportunidad de reaccionar de manera positiva.  

En este sentido, no hemos de olvidarnos de que cualquier misión seria, cualquier formulación de una estrategia o simplemente la concreción de unos objetivos para un determinado periodo implica una definición explícita o implícita, de las capacidades clave, de las cualidades y de las competencias que son críticas para la empresa. Así pues, otro factor determinante para mejorar la alineación de los comportamientos del empleado con los objetivos corporativos, es la coherencia de las políticas de recursos humanos con esas capacidades clave, con esas cualidades y con esas competencias. Ahora bien, ¿buscan esa coherencia la mayoría de las empresas cuando toman decisiones sobre el desarrollo o los planes de carrera de sus empleados? Tal vez sí, pero estoy seguro de que se podría mejorar mucho en este sentido. 

Esa misma coherencia es igualmente necesaria a la hora de tomar decisiones relativas a la compensación, a la fijación de los objetivos tanto individuales como colectivos o al cálculo de la retribución variable. No hay forma de comunicar más directa pero también más perjudicial que la que se hace a través de las decisiones retributivas. Las subidas salariales y las asignaciones de incentivos tienen un poder de convicción mayor que cualquier argumento empleado en una reunión, discurso, folleto o e-mail.

Por último, pero no por ello menos importante, hay que señalar que la tecnología es un elemento más. Sin ella, sería imposible hacer un seguimiento efectivo de toda la información y apoyar las decisiones relacionadas con el rendimiento y la compensación, las capacidades y competencias, el desarrollo y la promoción. Gracias a la tecnología, podemos garantizar que todas las decisiones que se toman se hacen de una manera coherente.

Ha aparecido recientemente un estudio realizado por Sistemas y Personas que analiza el grado de implantación de las herramientas de gestión del capital humano en las empresas españolas. Igualmente disponemos del análisis realizado por la empresa ITHcap, en colaboración con un equipo de investigación de la Universidad Complutense de Madrid.

De los citados informes se desprende que aunque se ha avanzado mucho, en los últimos años, en el uso de las plataformas y herramientas para la gestión transaccional de los recursos humanos (nomina, control de presencia, etc) a través de las soluciones que proponen los ERPs u otras ofertas existentes en nuestro mercado, el nivel de utilización de soluciones que permiten una automatización de los procesos “soft” es muy bajo por lo que se constata que muchas de estas herramientas sigue estándo todavía por descubrir en los departamentos de Recursos Humanos. Esta área sigue siendo, todavía, el reino de las hojas Excel.

En la realidad cohexisten de una parte muchas buenas intenciones que apuntan a la búsqueda de soluciones para el desarrollo y la gestión del talento con la realidad de la crisis que ha ralentizado o paralizado muchos planes de implantación de estas soluciones en muchas empresas. En la práctica, en muchas de nuestras organizaciones, RRHH sigue siendo la “cenicienta” de las nuevas herramientas de gestión.  

El problema no es que no haya una oferta adecuada de soluciones tecnológicas, sino que muchas organizaciones, las que están en todo caso más avanzadas,  están todavia usando múltiples herramientas dispersas para gestionar las competencias, el talento, la evaluación etc,  y no disponen de indicadores contrastados y accesibles on-line que permitan a la línea (y no sólo a los especialistas de RRHH) gestionar adecuadamente los recursos, medir el cumplimiento de los objetivos y disponer de herramientas que permiten alinear a los equipos humanos con la estrategia de la organización.

Otro dato importante es que el tiempo que se destina a tareas puramente administrativas y que no aportan prácticamente ningún valor añadido es excesivo. Más de la mitad de los profesionales de la gestión de personas reconocen abiertamente que el 80% del tiempo de las actividades desarrolladas por RRHH son burocráticas y/o transaccionales y que por tanto que en su mayoría podrían ser informatizadas.

Son muchos los que han augurado que el presente año 2010 será al de la consolidación del fenómeno de las redes sociales en el mundo de las organizaciones, instituciones y/o empresas. Sin embargo aunque doy por sentado que este proceso es imparable dudo mucho que terminemos este año con una implantación masiva de este fenómeno en nuestras organizaciones. Es verdad, hay muchas grandes organizaciones que están empezando a hacer cosas en este ámbito, pero, todavía seguimos en las fases iniciales, aprendiendo su funcionamiento, salvando reticencias, experimentando etc. No obstante aunque avanzaremos  nos quedará, todavía, mucho camino por recorrer.

Por otra parte nada se ha hecho ni creo que se vaya a hacer en el entorno del sector público y/o parapúblico.

Tras algunas reflexiones me surgen algunas cuestiones a las que creo que todavía no tenemos respuestas sólidas y coherentes, algunas de índole conceptual, otras relacionadas con su impacto con los entornos organizativos. Sobre las redes sociales quedan cuestiones por aclarar como: ¿Son un espacio estrictamente personal o un portal de imagen pública?, ¿Es una nueva fórmula de colaboración o una herramienta de control?, ¿Cómo calibrar o validar la información individual que aparece en la red?, ¿Cómo minimizar el riesgo de uso inadecuado de la información y el conocimiento corporativo?. ¿Cómo obtener la máxima rentabilidad de las inversiones que se hagan en ellas?, etc.

Evidentemente cuestiones como éstas se irán clarificando en el futuro. Con las redes sociales, desde mi punto de vista, va a ocurrir algo parecido o similar a lo acontecido con la propia red en los primeros años. De la misma forma que en los 90 mucha gente pensó que el nuevo medio sustituiría al 100% a los otros medios transaccionales, (lo que después se demostró incierto) hoy mucha gente puede llegar a pensar que el concepto de red será el elemento base de las organizaciones del futuro. Estoy convencido de que aunque su impacto será muy, muy relevante, finalmente, no sustituirán a todas los mecanismos de relación que funcionan desde que el ser humano existe y a los que se han ido desarrollando con el tiempo.

Puede que las redes sociales, que ya llevan 5 años con nosotros, no hayan todavía madurado y que no sean la panacea universal pero el hecho evidente es que facebook dispone de más de 300 Millones de perfiles, Tuenti tiene, sólo en España, 7 Millones de usuarios, y de que los jóvenes han hecho de este fenómeno algo ya fundamental en sus vidas, (en nuestro país el 80% de los jóvenes entre 15 o 30 tienen su perfil en una o más redes sociales). Y recordemos que éstos jóvenes son los que ya estamos incorporando en nuestras organizaciones y van a formar en 10 años el grueso de las mismas.

Mientras estoy convencido de que, todavía, existen pocas organizaciones en España que tengan definidas políticas respecto al uso de las redes sociales externas (Twitter y Linkedin entre otras) y muchas menos los que han creado ya estrategias definidas para su uso en el día de a día. Sin embargo son muchas las que se están planteando este fenómeno. Es claramente un tema que “esta encima de la mesa” de los responsables de RRHH.

Recientemente ha aparecido un estudio realizado un estudio realizado por Manpower sobre el uso de las redes sociales en las empresas y organizaciones en el Reino Unido. El resultado final es que el 75% de ellas aún no cuentan con políticas claras y definidas que reglamenten el uso que sus empleados pueden hacen de las redes sociales externas. Simplemente es un tema que, para muchas de ellas, todavía no existe. Desconozco si este estudio se ha hecho en España, sin embargo estoy convencido de que los resultados serían muy similares. A pesar de ello es un tema de actualidad y de máximo interés. A modo de ejemplo podemos constatar como el dossier de Empleo y Directivos de Cinco Días del tercer fin de semana de mayo se abre con este tema. Esto hace tan solo 12 meses hubiese sido impensable.

Y aquí me gustaría plantear el gran debate que todavía está sin resolver…. ¿red social externa o red interna?. O lo que es lo mismo ¿vamos a dejar que nuestra gente se comunique desde su puesto de trabajo y con información corporativa en las redes sociales abiertas? o, aunque permitamos el uso de tales redes en nuestras organizaciones, ¿vamos a restringir su uso a los temas personales, facilitando no obstante la puesta en marcha de una herramienta interna que ofreciendo las mismas potencialidades nos permita de una parte compartir el conocimiento, ayudar al desarrollo de nuestra gente, establecer un marco de comunicación interna, etc, pero todo ello con un determinado control?. 

Evidentemente todo lo dicho no se aplica al área de reclutamiento, en donde su uso se está poco a poco generalizando. Probablemente llegará el momento en que no tendrá sentido para un candidato en búsqueda el envio de su CV a los Head Hunters (lo siento la terminología “cazacabezas” me parece francamente nefasta) y reclutadores. Pero este es otro tema al cual me referiré próximamente.

Es hora de que los directivos aceptemos que las redes sociales están aquí para quedarse y que van a transformar gran parte de la forma de comunicarse, darse a conocer y trabajar. Está en nuestras manos decidir si queremos aprovecharnos de ellas. Empresas como Acciona, IBM, Banesto o Capgemini ya han comenzado a desarrollar estrategias de uso de las redes sociales y muchas más ya tienen en marcha programas de reclutamiento y formación basados en tecnologías 2.0.

Sin embargo, no es oro todo lo que reluce, y esta nueva manera de trabajar implica  cambios relevantes que no conviene desestimar e infravalorar. He leído recientemente el comentario de Francisco Huertas en el que  afirma, “que el reto de implantar estas soluciones no es de tipo tecnológico, sino de transformación cultural”. Una más de las transformaciones que nos espera en este tiempo de crisis pero también de cambio en muchas de las actitudes y comportamientos de nuestra vida.

Aunque a muchos les parezca que todavía falta algún tiempo, aunque a algunos le de miedo y a otros prevención, el software del futuro ya esta aquí. Y este software no es otro que el basado en la red, es decir lo que muchos llaman de muchas maneras y yo, dentro de mi ignorancia en estas materias, he aprendido a denominar SaaS.

Estoy plenamente convencido de que, en los próximos años, estas aplicaciones terminarán sustituyendo a los ERPs corporativos que no dejan de ser soluciones individuales, poco flexibles, poco amigables, con altos costes de implantación y modificación y que además, aunque muchos no lo acepten todavía, pueden inclusive plantear poca fiabilidad desde el punto de vista de la seguridad.

Como muchos de vosotros sabeís los dos últimos años me he dedicado fundamentalmente a diseñar, elaborar y presentar al mercado las soluciones que en este ámbito estamos desarrollando y comercializando en GRUPO ESPECIALISTAS. Tan solo significaros, que tras haber entrado en contacto con más de 160 organizaciones, incluidas dentro del concepto de “multinacionales españolas” (empresas con sede en nuestro país y de una dimensión superior a más de 1.000 empleados), la mayoría inmersas a pesar de la crisis, en procesos de implantación de tecnología en la gestión de los RRHH, he llegado al convencimiento que muchas de ellas están ya planteándose alternativas SaaS o de “software como servicio”. Y las razones no son otras que las siguientes: mayor rapidez y menores costes en el proceso de implantación, mayor flexibilidad, usualibilidad etc además de la importante ventaja, en estas épocas, de que las necesidades de inversión sean prácticamente nulas.Sin embargo creo necesario, en aras a dar valor a este mensaje, poner en evidencia algunos mitos o falsas verdades sobre las ofertas actualmente presentes en el mercado, (me refiero básicamente a las soluciones para RRHH), aunque evidentemente tales afirmaciones serían perfectamente aplicables a los otros ámbitos de la gestión empresarial. En primer lugar debemos destacar que existen pocas soluciones en gestión de talento, que sean realmente SaaS. Muchos se apuntan a lo nuevo y se aprovechan de la falta de conocimientos que en temas tecnológicos tenemos todos y particularmente la gente de RRHH, salvo contadas excepciones. En segundo término se ofertan “soluciones integrales” y niveles de funcionalidad que difícilmente podrían superar un análisis más somero. Por último no todo es oro lo que reluce en términos de seguridad.

También supongo que puede ser de interés hacer algunas matizaciones sobre SAP (que ha conseguido implantarse con éxito en el 95% de las empresas que he denominado “multinacionales españolas”) y que en un alto porcentaje también lo usan para la gestión transaccional de RRHH, (base de datos de empleados y nómina).  Aunque de entrada reconozco que SAP es una excelente plataforma para esta gestión transaccional y un excelente “repositorio de información”, no debemos engañarnos y olvidar que:

-SAP no es una solución integral, ni ha sido concebida ni creada para la gestión “soft” de RRHH.

-Las soluciones SAP se integran entre ellas de la misma manera que podrían integrarse soluciones de terceros, con los costes de adaptabilidad y de mantenimiento que ello puede suponer. Existen, que yo sepa, dos organizaciones en España que después de implantar todos los módulos de SAP, se han visto obligadas a contratar una nueva solución para integrar y hacer usable toda la información.

-SAP es una excelente herramienta útil para los profesionales de sistemas o de una función determinada. Me encantaría saber cuántos de vosotros que convivis con SAP realmente sois usuarios de SAP.

-Los costes de mantenimiento, adaptación y modificación de SAP son muy importantes dado que finalmente no hay una sola plataforma sino tantas como clientes. Lo que a corto plazo es un activo relevante (personalización) puede convertirse a largo plazo en una rémora fundamental en términos de adaptabilidad y costes.

Por ello, y dado que verdaderamente los procesos de RRHH, son claramente replicables con independencia del contexto, del sector, etc, es por lo que el mercado ha sido ya más receptivo a las soluciones SaaS. Muchas de las organizaciones más avanzadas en el mundo en términos de gestión de talento han abandonado SAP y se están pasando a este nuevo modelo. Consecuentemente, aunque resulte algo más complejo, me permito apostar que pronto también serán adaptadas por otras áreas de la gestión empresarial.

 Ah…. Y por último, haciendo honor al título de este mensaje, “el software del futuro ya está aquí” un último párrafo en el que voy a referirme a las redes sociales y a su uso dentro de nuestras organizaciones y empresas. Otro gran elemento que deberíamos ya ir integrando en nuestras políticas de RRHH y sobre el que pretendo referirme en un próximo mensaje.  Aunque los datos sobre el uso de las redes sociales, pueden llegar a ser en algunos casos discutibles, hay un hecho cierto: Somos el 7º país del mundo en uso de redes sociales (por tanto formando parte de lo que en otros ámbitos se denomina G8).  Vamos a ver como integramos este nuevo marco de relación y de comunicación en nuestras organizaciones. ¿Es estupido pensar que la época de los portales de empleo ha terminado cuando muchas de nuestras compañías todavía no han puesto en marcha este tipo de plataformas?

Aunque son muchos los que se cuestionan sobre la utilidad de la “red” para la búsqueda de empleo y de que yo personalmente, no estoy todavía, seguro de cuál va a llegar a ser su potencial como elemento de apoyo a un proceso de búsqueda es evidente que es un tema más a explorar.

Recientemente he podido revisar una serie de estudios y estadísticas en las que se señalan como que el 18% de los expertos de selección de personal afirman haber ampliado la lista de lugares donde buscan a los candidatos para llegar a un mayor número posible de los mismos, y que el 30% asegura haber reducido el tiempo del proceso de selección gracias al uso de la red. Por último el 17% ha conseguido reducir, gracias a la red, numerosos pasos previos al proceso de solicitud del empleo.

En este contexto si estamos buscando empleo, tanto desde una posición in como out, resulta conveniente utilizar con criterio todos los mecanismos y herramientas que existen en el mercado y entre ellas la “red”en general y las redes sociales tanto desde una prespectiva pasiva (detectar los anuncios que los empleadores publican) como activas (dando a conocer tu perfil profesional y tus motivaciones).

He aquí algunos consejos para manejar adecuadamente la red para el proceso de búsqueda.

-Hay que estar ahí. Uno de cada tres (30%) contratantes afirma que el uso de los portales de empleo para encontrar candidatos cualificados para sus vacantes le ha resultado satisfactorio. Deberíamos por tanto explorar entre los portales de empleo y utilizar todas las herramientas que cada portal ha creado para incrementar nuestra visibilidad.

-Contactos, contactos y más contactos: No importa que sea a través una red social, a través de un perfil profesional en una red de contactos profesionales o, simplemente, avisando a familiares y amigos de que estamos buscando empleo. El 21% de los empleadores que utilizan las referencias y los contactos han encontrado candidatos válidos a través de estos canales. Los “sitios” de encuentro social online pueden ser un excelente punto de encuentro para acceder a ofertas de empleo a través de amigos.

-Debemos transmitir una imagen positiva: Utilicemos la red, los sitios de contacto siempre de forma positiva, a través de fotos, comentarios, etc, adecuados a nuestro perfil profesional. Evitemos el uso de elementos que no aporten valor o desmerezcan nuestro valor profesional.

-Discreción: Imagen positiva no significa dar toda la información, Debemos ser discretos en nuestros comentarios y aportaciones y sobre todo en la información que transmitimos sobre nosotros mismos.

-Utilicemos adecuadamente la red para incrementar nuestro networking: Hoy una de las formas más simples y sencillas de incrementar las redes de contactos consiste en el uso proactivo de las redes sociales.

-Integra y aporta valor a tu comunidad profesional: Un último punto es el de aprovechar la red para acercarnos a nuestro entorno profesional aportando valor. Hemos de ser conscientes que a quien ha aportado algo le resulta más fácil recibir.

Hace pocos días una excelente profesional que dirige la gestión de personal en una multinacional española de tipo medio me formulaba el comentario siguiente: “Pau, estamos en proceso de Implantación de un ERP (SAP) en RRHH. He entendido que tu planteamiento es que sigamos con este proceso pero que en paralelo iniciemos la puesta en marcha de una herramienta SaaS para la gestión del capital humano. ¿Me puedes dar argumentos para que pueda convencer a mi DG y al área de sistemas de esta necesidad?.

Mi respuesta tuvo que ver con la pregunta que me formulaba en mi comentario anterior: ¿De que nos sirve disponer de niveles de información hasta hace algunos tiempos impensables, si esta información no se pone a disposición de los que realmente pueden influir, incidir e impactar en la gestión del talento, la productividad de los recursos y la gestión de costes?. Y que hoy complemento con la siguiente: ¿Por qué razón no podemos utilizar en las organizaciones las herramientas que usamos, ya, en nuestra vida “particular”?.

La evolución de la tecnología y el desarrollo de lo que los técnicos denominan Web 2.0 nos han permitido familiarizarnos con herramientas y medios de comunicación impensables hace tan solo 10 años. No se muy bien si el e-mail va a desaparecer (como auguran algunos) pero lo que es cierto es que hoy la web, los blogs, las redes sociales, etc han cambiado en muchos aspectos nuestra vida. Sin embargo son muy pocas las organizaciones que han conseguido “liberarse” de la tiranía de las soluciones integrales (ERPs) que si bien son excelentes “repositorios de información” no tienen las características de usuabilidad que exigimos ni facilitan la gestión de un “intangible” como el capital humano por parte de los directivos y managers de cualquier organización.

Los argumentos que le propuse como respuesta a mi interlocutora tuvieron que ver los siguientes ¿Porqués?

-Porqué los ERPs son excelentes herramientas para almacenar información, pensadas y orientadas a la gestión “profesional” (de logística, de producción, inclusive de gestión de personas) pero que han sido pensadas para su uso por especialistas y no por los usuarios finales.

-Porqué a pesar de que muchas veces se afirma lo contrario en la mayoría de los ERPs ni todos los módulos están integrados, ni además abarcan, hoy por hoy, todas las funcionalidades de la gestión de los RRHH.

-Porqué muchas organizaciones que ya han desarrollado el conjunto de soluciones que les ofrece el ERP corporativo han llegado a la conclusión de que necesitan complementar esta herramienta con una solución que permita la gestión de la información por parte del usuario final. 

Y por último porqué en términos de costes la inversión necesaria para implantar una solución SaaS son irrelevantes frente a la realizada para implantar cualquier ERP.

Las soluciones SaaS y en concreto la comercializada por GRUPO ESPECIALISTAS es una herramienta integral capaz de dar respuesta a todas las funcionalidades que precisa una organización, está pensada para su uso por el usuario final (directivo, empleado etc), tiene costes de implantación y desarrollo nulos con ahorros totales del orden del 40%-50% frente a los que suponen otras alternativas. Y por último es totalmente compatibles con el ERP o la solución implantada para el tratamiento de la nómina.

Terminé mi argumentación proponiendo a mi interlocutora que, frente a todos estos argumentos positivos, puede oponerse la objeción de la seguridad (de hecho nos encontramos con ella en diferentes contextos), dado que en las soluciones SaaS los datos quedan alojados en servidores instalados fuera de la organización. Sin embargo este argumento resulta totalmente rebatido cuando se constata que organizaciones como Allianz, Lloyds, Nestlé y Siemens (como otras más de 3.000 en todo el mundo) han decidido ya utilizar este tipo de soluciones para la gestión de sus recursos humanos superando lo que es más una barrera psicológica que una realidad lógica y tangible.

El éxito en la gestión de  personas depende básicamente de que pase a convertirse en un elemento clave en la gestión empresarial y para ello RRHH debe de impulsar y colaborar en el cambio de paradigma respecto a la gestión de la información en el seno de la organización. Si en el desarrollo de nuestra larga trayectoria como seres humanos siempre se ha producido un “control” de la información por parte de quién disponía de ella (la información es poder) hoy debemos de ser capaces de utilizar toda la información que tenemos a nuestro alcance. Vivíamos en entornos en los que unos decidían (los que disponían de la información) y otros ejecutaban. No es esto lo que probablemente nos depare el futuro, por lo menos en términos de gestión empresarial.

Por último mi interlocutora, a la que creía tener ya convencida, me inquirió sobre la  necesidad y virtualidad de implantación en paralelo de ambas soluciones (ERP más solución SaaS). Me atreví a contestarle con una nueva pregunta: ¿Vas a esperar a implantar lo que necesitas en términos de reclutamiento, definición de objetivos, evaluación, política de compensación o sucesión, por ejemplo, los 18 meses que vas a precisar, como mínimo,  para tener instalado el ERP en todas las operaciones “hard” de RRHH?…..Tú misma. Para terminar señalándole que tenemos ya experiencias de desarrollo de procesos en paralelo con grandes niveles de satisfacción por parte del cliente.

Hoy sólo estaremos en disposición de alcanzar el éxito si somos capaces de incorporar nuevos estilos, nuevas formas de relación, y de gestión y por tanto si sabemos utilizar adecuadamente la información de que disponemos para la toma de decisiones. Por ello precisamos de nuevos instrumentos y herramientas. Y para la gestión del capital humano no hay nada que sea capaz de unir las características de flexibilidad, usuabilidad y coste que las herramientas SaaS.

He estado leyendo en las últimas semanas artículos, comentarios y material diverso sobre el uso de las redes sociales en los procesos de búsqueda de empleo. Aunque su uso es todavía muy “inmaduro” y en este ámbito creo que puede aplicarse el criterio de que “no es oro todo lo que reluce” me ha parecido conveniente desarrollar algunas reflexiones y recomendaciones dirigidas fundamentalmente a apoyar a los profesionales en proceso de búsqueda.

Como no podía ser de otra forma he llegado a la conclusión de que las redes sociales no son más que un nuevo medio de comunicación interpersonal que tiene sus especiales códigos. Por ello es relevante disponer de algunas claves cara a que la  participación en las mismas no perjudique el desarrollo de nuestra carrera profesional y particularmente podamos apoyarnos en ellas para nuestra estrategia de búsqueda, tanto si estamos “in” como si temporalmente nos encontramos sin empleo.

• No todas las redes son iguales. Debemos seleccionar a aquellas que resulten más adecuadas a nuestro perfil y nuestros intereses.  De la misma manera hemos de ser muy estrictos en la incorporación a los diferentes grupos que se van creando en su seno. Hoy podemos encontrarnos, si tenemos un poco de tiempo y dedicamos algo de esfuerzo, con respuestas a todas nuestras necesidades e intereses. Es conveniente investigar, analizar, escoger bien. No todo termina en Facebook, aunque probablemente la red más utilizada con objetivos profesionales hoy en España sea linkedin.
• Deberíamos utilizar un correo neutral. Debemos tener en cuenta el uso que queremos dar a la red social y tomar nota de que el registro y posterior acceso a la misma se fundamentará en la dirección de correo electrónico. Por ello mi criterio es el de que es mejor no utilizar la dirección de correo profesional. Es preferible usar uno específico. Es mejor no usar el de nuestra organización si desarrollamos nuestra vida profesional “por cuenta ajena” y crear específicamente uno para la ocasión.
• Construir el perfil con información real. Aunque pensemos que sólo nuestros amigos pueden ver la información publicada, las redes sociales son un escaparate abierto a todo el mundo. El perfil es su tarjeta de presentación, por lo que debe contener información cierta y ser actualizado de forma permanente. Sin embargo no hace falta que expongamos en nuestro perfil toda nuestra vida privada. Las personas agradecemos los buenos resúmenes, también en el entorno de las redes sociales. También  podemos usar, si lo deseamos, los filtros de información de los que disponen algunas de las redes más utilizadas.
• Aprendamos a manejarnos adecuadamente en las diferentes opciones que nos ofrece la red. Seamos conscientes de que, sobre todo para los que no somos “nativos digitales”, el uso adecuado de las redes sociales exige un periodo de aprendizaje específico. Por ejemplo esta recomendación es relevante cuando se trata de la posibilidad de integrar programas desarrollados específicamente para aportar valor al perfil. Buscar, analizar e integrar alguna de estas soluciones puede ser muy positivo. Un ejemplo, en función de nuestro perfil, puede ser muy interesante incorporar nuestro currículum en la herramienta EasyCV de la red Facebook.
• Configuremos adecuadamente nuestra privacidad. Una recomendación muy relevante. Partamos de entrada de que en general los niveles de privacidad del perfil y de las búsquedas son normalmente muy bajos. Es importante por tanto dedicar algún tiempo a estudiar y personalizar al máximo el uso que hagamos de la red y si es necesario informar a los gestores de la red sobre las posibles infracciones que detectemos empezando por las suplantaciones de identidad.
• Debemos manejar nuestras sesiones con criterio: Muchos de los accesos que registran las redes sociales proceden de ordenadores públicos. Hemos de prestar atención y no poner las cosas fáciles a las personas que quieran jugar con nuestra identidad virtual. Casillas como el “recordarme” de Facebook es mejor que no estén marcadas. Y, sobre todo, al salir nunca debemos hacerlo por otras vías que no sean el vínculo “Cerrar Sesión o Salir” para desconectarnos totalmente y evitar el uso de la información por terceros.
• Evitemos las opiniones políticas, religiosas o sexuales. Aportar contenidos, noticias relevantes y participar en grupos estratégicamente seleccionados puede hacernos ganar visibilidad en la red e, incluso, facilitar ser percibidos como especialistas en una determinada materia. Sin embargo de la misma manera que podemos adquirir notoriedad esta puede llegar a perderse inmediatamente si incorporamos elementos que pueden resultar conflictivos. Sobre este punto vamos a tener que tener estrategias diferentes en función de si se trata de redes “cerradas” dado que éstas, por sus propias características, engloban a personas vinculadas por creencias, opiniones o criterios comunes. No tiene ningún sentido incorporar estos elementos en nuestro perfil  general y mucho menos en un momento en el que de forma voluntaria o involuntaria nos planteamos un cambio en nuestra orientación profesional.
• Toda red necesita ser cultivada y trabajada. Como toda “red” las redes sociales necesitan alimentación permanente. Debemos ser activos, aportar valor, recomendaciones, etc. Probablemente de la misma forma que esperamos recibir algo de nuestra red, el resto de miembros esperan también recibir algo de nosotros. Bajo el mismo criterio no debemos proponernos como “amigos” de personas que no conozcamos y no debemos aceptar a cualquier persona que intente agregarnos a su perfil. Hemos de ser conscientes que, los buenos reclutadores, no sólo se fijaran en nuestro perfil sino en el de el resto de miembros de nuestra red.
• No estar abiertos a aceptar a cualquier persona que intente agregarnos a su red. Aceptar todas las invitaciones sin más no tiene ningún sentido. Establezcamos una estrategia y unos objetivos y, sobre todo, analicemos  los perfiles antes de aceptar. Hay que saber si las personas que forman parte de nuestra red tienen los mismos objetivos que nosotros. Su manera de actuar puede llegar a ocasionarnos problemas si no tenemos este aspecto bajo control. Podemos encontrarnos con imágenes, fotos, comentarios o mensajes no deseados que impacten negativamente en nuestra identidad digital.
• Debemos ser discretos en el uso de la red como vía de contacto para acceder a los seleccionadores o HH con los que deseemos contactar. Aunque esta es una vía todavía no muy en uso resulta evidente que frente a las dificultades para acceder a determinados profesionales en el proceso de búsqueda por “vías formales” podemos plantearnos su acceso a través de las redes sociales. El contacto es más informal y puede ser inclusive mucho más sencillo. Sin embargo sea muy cauto en su uso, utilizando esta vía sólo en circunstancias muy especiales y cuando ha tenido un previo contacto con el profesional con el que desea contactar. Piense que, muchas veces, resulta mucho más fácil perder una reputación profesional que adquirirla.
• Nuestros “amigos” pueden ayudarnos en nuestra estrategia de búsqueda. De idéntica forma que en mi criterio no debe utilizarse las redes sociales para la “venta” de servicios profesionales es evidente que podemos usar las redes sociales y la información que de ella obtenemos como una más de nuestras estrategias de networking. Aquí podemos aplicar el criterio general del uso de las referencias profesionales. Nuestros amigos pueden una excelente vía cara a facilitarnos acceso a profesionales que trabajan en el mercado en el que nuestro perfil tiene interés. Pero también con criterio.